Privacyverklaring Winkelcentrum en Zakelijke Partners
Westfield Mall of the Netherlands
Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 5 augustus 2020.
Deze Privacyverklaring legt uit hoe de verwerkingsverantwoordelijke, waarnaar in deze Privacyverklaring wordt verwezen als de Verwerkingsverantwoordelijke (zoals hieronder gedefinieerd), wij, ons of onze, persoonsgegevens verzamelt en gebruikt in ons winkelcentrum. Daarnaast legt deze Privacyverklaring uit hoe wij persoonsgegevens van onze huurders en andere zakelijke partners verwerken.
Deze Privacyverklaring beschrijft het volgende:
1/ Contactgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke
2/ Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?
3/ Wat is het toepassingsgebied van deze Privacyverklaring?
4/ Specifieke informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens
5/ Wat gebeurt er als u de persoonsgegevens die wij vragen niet verstrekt?
6/ Hoe delen wij uw persoonsgegevens?
7/ Hoe houden we uw persoonsgegevens veilig?
8/ Wanneer geven we uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte door?
9/ Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
10/ Geautomatiseerde besluitvorming / profilering
11/ Wijzigingen in deze Privacyverklaring
1/ Contactgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke
De lokale verwerkingsverantwoordelijke:
URW Nederland Winkels 2 B.V.
Statutair gevestigd te Schiphol en kantoorhoudende aan de Schiphol Boulevard 371, 1118 BJ Schiphol, Postbus 75705, 1118 ZT Schiphol. URW Nederland Winkels 2 B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 24317060.
De lokale verwerkingsverantwoordelijke verwerkt uw persoonsgegevens als beschreven in deze Privacyverklaring.
De verwerkingsverantwoordelijke van de groep:
Unibail Management SAS
Statutair gevestigd te 7 place du Chancelier Adenauer 75016 Parijs en ingeschreven in het handelsregister van Parijs onder nummer 414 878 389.
De verwerkingsverantwoordelijke van de groep verwerkt uw persoonsgegevens:
- Ter ondersteuning van de lokale verwerkingsverantwoordelijke;
- Ter waarborging van algemeen bestuur op groepsniveau in geval van serieuze aangelegenheden die te maken hebben met beveiliging en/of juridische of verzekeringskwesties; en/of
- Wanneer de lokale verwerkingsverantwoordelijke gebruikmaakt van een IT-systeem of -applicatie dat op groepsniveau gecontracteerd is.
De lokale verwerkingsverantwoordelijke en de verwerkingsverantwoordelijke van de groep zijn gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en worden hierna gezamenlijk aangeduid als “Verwerkingsverantwoordelijke”.
2/ Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen uw persoonsgegevens op de volgende manieren:
- Rechtstreeks van u (of van uw familieleden in geval van ernstig letsel); en
- Via systemen die worden ingezet voor het beheer van de beveiliging, veiligheid en toegang tot het winkelcentrum (voornamelijk via camerasystemen en toegangsbeheersystemen).
3/ Wat is de reikwijdte van deze Privacyverklaring?
- Verwerkingsactiviteiten van het winkelcentrum
Deze Privacyverklaring gaat over de persoonsgegevens die we in en rond ons winkelcentrum verwerken. Dit omvat verwerkingsactiviteiten met betrekking tot:
- Beveiliging (het voorkomen en signaleren van (vermoedelijke) criminele activiteiten);
- Bescherming (ongevallen en incidenten in het winkelcentrum); en
- Prijsvragen, wedstrijden en evenementen.
In deze context verwerken we gegevens via:
- Het camerasysteem;
- De registratie van letsels en/of ongevallen;
- De registratie van incidenten en/of criminele activiteiten;
- Het toegangsbeheersysteem; en
- Verschillende IT-systemen.
Opmerking: Als u zich heeft aangemeld voor ons Loyaliteitsprogramma, zal de verwerking van uw persoonsgegevens in verband met het Loyaliteitsprogramma worden uitgevoerd in overeenstemming met de privacyverklaring van het Loyaliteitsprogramma. Deze kunt u op onze website vinden. De verwerkingen in het kader van het Loyaliteitsprogramma worden staan los van de gegevensverwerkingen die worden beschreven in deze Privacyverklaring.
B. Zakelijke Partners
Deze Privacyverklaring beschrijft ook hoe wij via onze verschillende IT-systemen persoonsgegevens verwerken van (contacten bij) onze (potentiële) huurders, (potentiële) leveranciers en andere zakelijke partners.
4/ Specifieke informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens
In de onderstaande tabellen vindt u informatie over:
- Waarom wij uw persoonsgegevens verwerken (Specifiek doel);
- Welke persoonsgegevens wij verwerken (Betrokken persoonsgegevens);
- Op welke rechtsgrond wij de verwerking van uw persoonsgegevens baseren (Rechtsgrond);
- Hoelang we uw persoonsgegevens bewaren (Bewaartermijn); en
- (indien van toepassing) De uitzondering voor het verwerken van bijzondere categorieën van persoonsgegevens (Uitzondering voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens).
A. Verwerkingsactiviteiten van het winkelcentrum
|
Specifiek doel |
Betrokken persoonsgegevens |
Rechtsgrond* |
Bewaartermijn** |
Uitzondering voor bijzonderecategorieën van persoonsgegevens*** |
|
Beheer van ongevallen en letsels die zich voordoen in het winkelcentrum, inclusief de behandeling van eventuele rechtsvorderingen. |
|
Gerechtvaardigd belang om ongevallen die in het winkelcentrum plaatsvinden bij te houden, en ter voorbereiding en verdediging tegen eventuele rechtsvorderingen.
|
Maximaal 10 jaar na verzameling. Camerabeelden worden niet langer dan 7 dagen bewaard.
|
De verwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon indien de betrokkene fysiek of juridisch niet in staat is zijn/haar toestemming te geven; of De verwerking is noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen. |
|
Registratie van winkelcentrumverboden (inclusief parkeergarages) ter bescherming van de beveiliging en veiligheid van het winkelcentrum, de bezoekers en de mensen die in het centrum werken |
Informatie die opgenomen is op het formulier voor het winkelcentrumverbod, inclusief:
|
Gerechtvaardigd belang om onrechtmatige handelingen en strafrechtelijke activiteiten te voorkomen.
|
Voor de duur van het verbod. |
Ter bescherming van onze belangen met betrekking tot strafbare feiten die tegen ons of onze werknemers zijn gepleegd of waarschijnlijk zullen worden gepleegd.
|
|
Beheer van toegang tot het winkelcentrum ter voorkoming van:
|
|
Gerechtvaardigd belang om onrechtmatige handelingen en strafrechtelijke activiteiten te voorkomen en signaleren.
|
Loggegevens van aangesloten deuren worden gedurende 60 dagen bewaard. Camerabeelden worden niet langer dan 7 dagen bewaard.
|
Ter bescherming van onze belangen met betrekking tot strafbare feiten die tegen ons of onze werknemers zijn gepleegd of waarschijnlijk zullen worden gepleegd; of De verwerking is noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen. |
|
Het handhaven van de veiligheid binnen ons winkelcentrum en het veilig stellen van het publiek, voornamelijk om:
|
Van contactpersonen van huurders (URW Connect):
(Voor informatie over gegevensverwerking in het kader van URW Connect, zie ook de privacyverklaring in de URW Connect applicatie) |
Gerechtvaardigd belang om onrechtmatige handelingen en strafrechtelijke activiteiten te voorkomen en signaleren.
|
Maximaal 10 jaar na verzameling
Camerabeelden worden niet langer dan 7 dagen bewaard.
1 jaar na laatste digitale contact |
Ter bescherming van onze belangen met betrekking tot strafbare feiten die tegen ons of onze werknemers zijn gepleegd of waarschijnlijk zullen worden gepleegd; of De verwerking is noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen. |
|
Het organiseren van prijsvragen, wedstrijden en evenementen |
|
Verschilt per prijsvraag, wedstrijd of evenement maar doorgaans: Noodzakelijk voor de uitvoering van het contract Gerechtvaardigd belang in de organisatie van prijsvragen, wedstrijden en evenementen, en eventuele communicatie in dit kader |
2 maanden na de prijsvraag, wedstrijd of het evenement (en na aflevering van eventuele prijzen) |
Niet van toepassing |
* Als we uw persoonsgegevens verwerken op basis onze gerechtvaardigde belangen, zullen wij u op uw verzoek informatie verstrekken over de onderliggende belangenafweging die we hebben uitgevoerd.
** Er bestaat een mogelijkheid dat we uw persoonsgegevens langer moeten bewaren dan de vermelde bewaartermijnen, bijvoorbeeld wanneer wet- of regelgeving vereist dat wij dit doen (bijvoorbeeld: belastingvoorschriften), in het geval van strafbare feiten of incidenten, of ter voorbereiding op of verweer van rechtsvorderingen.
*** Inclusief strafrechtelijke gegevens.
B. Zakelijke partners
|
Specifiek doel |
Betrokken persoonsgegevens |
Rechtsgrond* |
Bewaartermijn** |
|
Beheer van onze relatie met (potentiële) huurders. |
|
Gerechtvaardigd belang in het beheer van de relatie met onze (toekomstige) huurders; Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten Voor éénmanszaken (in aanvulling op het bovenstaande): Noodzakelijk voor de uitvoering van het contract |
3 jaar na het einde van de relatie of het laatste contact met ons (afhankelijk van wat langer is).
|
|
Beheer van onze relatie met (potentiële) leveranciers |
|
Gerechtvaardigd belang in het beheer van de relatie met onze (toekomstige) leveranciers; Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten Voor éénmanszaken (in aanvulling op het bovenstaande): Noodzakelijk voor de uitvoering van het contract |
3 jaar na het einde van de relatie of het laatste contact met ons (afhankelijk van wat langer is).
|
|
Beheer van onze relatie met andere zakelijke partners (bijvoorbeeld overheidsinstanties, concurrenten, etc.) |
|
Gerechtvaardigd belang in het beheer van de relatie met onze (toekomstige) zakelijke partners; Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten Voor éénmanszaken (in aanvulling op het bovenstaande): Noodzakelijk voor de uitvoering van een contract.
|
3 jaar na het einde van de relatie of het laatste contact met ons (afhankelijk van wat langer is).
|
* Als we uw persoonsgegevens verwerken op basis onze gerechtvaardigde belangen, zullen wij u op uw verzoek informatie verstrekken over de onderliggende belangenafweging die we hebben uitgevoerd.
** Er bestaat een mogelijkheid dat we uw persoonsgegevens langer moeten bewaren dan de vermelde bewaartermijnen, bijvoorbeeld wanneer wet- of regelgeving vereist dat wij dit doen (bijvoorbeeld: belastingvoorschriften), in het geval van strafbare feiten of incidenten, of ter voorbereiding op of verweer van rechtsvorderingen.
5/ Wat gebeurt er als u de gegevens die wij vragen niet verstrekt?
Wanneer we wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens te verzamelen, is het verstrekken van deze informatie verplicht. Als u een (huur)overeenkomst wilt aangaan, is het verstrekken van persoonsgegevens een vereiste. Als u deze informatie niet verstrekt, kunnen wij de overeenkomst niet afsluiten.
Wanneer er sprake is van een vordering en u de persoonsgegevens waarop u uw vordering baseert niet verstrekt, kan dit ertoe leiden dat uw vordering wordt afgewezen en/of niet succesvol is.
6/ Hoe delen wij uw persoonsgegevens?
We kunnen persoonsgegevens op de volgende manieren delen:
- Wanneer we dienstverleners gebruiken die persoonsgegevens namens ons verwerken om ons diensten te verlenen. In Bijlage 1 hieronder vindt u onze lijst van dienstverleners;
- Binnen onze groep van ondernemingen;
- Met wetshandhavingsinstanties en overheidsinstanties om strafrechtelijke feiten te voorkomen en te signaleren;
- Met nooddiensten in het geval van ongeval of ziekte;
- Met onze advocaten en andere adviseurs, en rechtbanken in de uitvoering van vorderingen en/of het verdedigen van onze positie; en
- Met onze verzekeraars voor vorderingen met betrekking tot ongevallen/letsel of schade aan eigendommen.
7/ Hoe houden we uw persoonsgegevens veilig?
We nemen de beveiliging van alle persoonsgegevens die we in ons bezit hebben zeer serieus. We zetten ons in voor het beschermen van uw persoonsgegevens en implementeren passende technische beveiligingsmaatregelen om deze te beschermen.
8/ Wanneer geven we uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte door?
Wij maken gebruik van dienstverleners die uw persoonsgegevens kunnen doorgeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij hebben passende waarborgen getroffen om uw persoonsgegevens ook buiten de EER te beschermen, in het bijzonder door met onze dienstverleners de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie te ondertekenen.
Meer informatie over de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie kan hier worden gevonden.
Meer informatie over de specifieke locatie van uw persoonsgegevens, vindt u in Bijlage 1.
9/ Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
U hebt het recht:
- op inzage in uw persoonsgegevens;
- rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens te verzoeken;
- bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, of om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verzoeken;
- te verzoeken al uw persoonsgegevens in een gestructureerd en standaardformaat te ontvangen, of deze over te laten dragen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Uitoefening van uw rechten
Als u deze rechten wilt uitoefenen en/of relevante informatie wenst te ontvangen, dan kunt u contact met ons opnemen via het volgende e-mailadres: info@westfieldmallofthenetherlands.nl. Door te mailen naar dit e-mailadres bereikt u zowel de lokale verwerkingsverantwoordelijke als de verwerkingsverantwoordelijke voor de groep.
U kunt deze rechten ook rechtstreeks uitoefenen bij de receptie van het managementkantoor van uw winkelcentrum.
Om te voorkomen dat bij de uitoefening van uw rechten, rechten van derden worden geschonden, mogen wij in geval van redelijke twijfel over uw identiteit overgaan tot voorafgaande verificatie daarvan.
Klachten
U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit in de EU-lidstaat waar u woont of werkt, of in de EU-lidstaat waar een vermeende schending heeft plaatsgevonden. We verzoeken u echter eerst ons een kans te geven om eventuele klachten die u hebt over hoe we uw persoonsgegevens verwerken te verhelpen.
10/ Geautomatiseerde besluitvorming / profilering
Er is op dit moment geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering op basis van uw persoonsgegevens.
11/ Wijzigingen in deze Privacyverklaring
We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen of bijwerken. Elke wijziging in deze Privacyverklaring wordt van kracht na online publicatie op deze website. Over belangrijke wijzigingen in deze Privacyverklaring zullen we u actief informeren.
Bijlage 1 – Lijst van dienstverleners
Cameratoezicht
|
Dienstverlener |
Dienst |
Locatie |
|
Hacousto Protect Projects B.V. |
Leverancier camerasysteem |
EER |
|
Bouwens Beveiligingsdiensten B.V. |
Beveiliging |
EER |
|
Kropman Installatietechniek B.V. |
Technisch onderhoud |
EER |
Prijsvragen, wedstrijden en evenementen
|
Dienstverlener |
Dienst |
Locatie |
|
Qualifio |
Applicatie voor organisatie van winacties |
EER |
|
Salesforce |
E-mail marketing applicatie |
Verenigde Staten |
|
CieremansvanReijn |
Communicatie |
EER |
Toegangsbeheer
|
Dienstverlener |
Dienst |
Locatie |
|
Post en Eger Hang- en Sluitwerk B.V. |
Leverancier toegangsbeheersysteem |
EER |
Registratie winkelcentrumverboden
|
Dienstverlener |
Dienst |
Locatie |
|
Bouwens Beveiligingsdiensten B.V. |
Beveiliging |
EER |
Mobiele Applicatie URW Connect
|
Dienstverlener |
Dienst |
Locatie |
|
Food for Thought Solutions LtdT / A Toolbox Group |
Applicatie-aanbieder |
Verenigd Koninkrijk
Voor onderhoud en technische ondersteuning kunnen gegevens ook toegankelijk zijn vanuit de Verenigde Staten |
Verwerking van gegevens Zakelijke Partners
|
Dienstverlener |
Dienst |
Locatie |
|
Pulse / Microsoft Dynamics 365 |
CRM |
Verenigde Staten |
|
Tymetrix |
Legal Management Software |
Verenigde Staten |
|
SAP |
Finance Software |
Verenigde Staten |
|
BravoSolutions |
Aanbieding van applicatie ten behoeve van aanbestedingen |
EER |
|
Maxd’Oro |
Aanbieder Inspect4all Applicatie |
EER en Verenigde Staten |
